Informationen zum Datenschutz

8. Hostingdienstleistungen durch Drittanbieter
Im Rahmen einer Verarbeitung in unserem Auftrag erbringen Drittanbieter für uns Dienste zum Hosting und zur Darstellung unserer Webseiten. Dies dient der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer korrekten Darstellung unseres Angebots.

8.1 Nutzung von Microsoft Cloud-Diensten (Microsoft Azure, Microsoft 365).
Sie haben eine Einladung zur Nutzung einer Microsoft 365 Anwendung durch die Trans4mation IT GmbH oder eines ihrer verbundenen Tochtergesellschaften (nachfolgend „Trans4mation-Gruppe“ genannt) als Verantwortliche Stelle im Sinne des jeweils geltenden Datenschutzrechts erhalten oder Sie greifen auf unsere Webseite zu. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung einzusehen. Microsoft Privacy Statement: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

8.1.1. Information zur Verarbeitung und über von der Verarbeitung betroffene Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Cloud-Diensten.
Bestimmte Informationen werden bereits automatisch verarbeitet, sobald Sie Microsoft Cloud-Dienste oder unsere Webseiten verwenden. Welche personenbezogenen Daten genau verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage dies beruht, haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt:

8.1.1.1 Ihre IP-Adresse, mit der der Zugriff auf die Anwendungen von Microsoft Cloud-Diensten erfolgt. Die Rechtsgrundlagen hierzu sind Art. 6 Abs. 1 a), b) und f) DSGVO, sowie Art. 88 DSGVO i.V.m. den nationalen Gesetzen zum Beschäftigtendatenschutz. 8.1.1.2 Ihr Nutzername (Zugangsdaten zu den Microsoft Anwendungen), Daten im Rahmen der sog. Multifaktor-Authentifizierung, die Sie selbst in Ihrem Microsoft Account hinterlegt haben (z. B. optional die (private) Handynummer). Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 a), b) und c) DSGVO. 8.1.1.3 Identifikationsmerkmale: Informationen zu Ihrer Person, die Sie als Nutzer, Absender, Empfänger von Daten innerhalb der Microsoft Cloud-Dienste kennzeichnet. Dazu gehören insbesondere nachfolgende Stammdaten: Name, Vorname, dienstliche Kontaktdaten wie Telefonnummer, E-Mailadresse, dienstliche Faxnummer, sofern von Ihnen angegeben oder von Ihrer Organisation übermittelt. Weitere freiwillige Daten (wie z. B. ein von ihnen hinterlegtes Profilbild) sind ebenfalls in Ihrem Profil jederzeit einsehbar. Diese Informationen sind in Ihrem Profil, aber insbesondere auch in Outlook für Sie und andere Nutzer von Microsoft 365 jederzeit sichtbar und können von Ihnen individuell angepasst werden. Die Rechtsgrundlagen hierzu sind Art. 6 Abs. 1 a), b), c) und f) DSGVO.

8.1.1.4 Für die Authentifizierung, den Lizenzgebrauch, die Protokollierung und zur Missbrauchserkennung erforderliche Daten. In den Microsoft Cloud-Diensten werden sämtliche Nutzeraktivitäten, wie z.B. Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs, Angabe zu den Daten/Dateien/Dokumenten auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung, wie das Anlegen, Ändern, Löschen eines Dokuments, Einrichten eines Teams (und von Kanälen in Teams), das Anfertigen von Notizen im Notizbuch, Start eines Chats, Antworten im Chat verarbeitet. Die Rechtsgrundlagen hierzu sind Art. 6 Abs. 1 b) und c) DSGVO.

8.1.1.5 Nutzungsdaten: Die durch Sie oder von Ihnen erhobenen Nutzungsdaten. Hierunter sind insbesondere Kommunikationsinhalte (Text, Audio, Video), von Ihnen oder erstellte Dateien zu verstehen. Dies ist abhängig von der von Ihnen genutzten Anwendung im Microsoft 365. Soweit eine Aufzeichnung von Audio- oder Videoinhalten erfolgt, werden Sie darauf hingewiesen und um Einwilligung gebeten. Die Rechtsgrundlagen hierzu sind Art. 6 Abs. 1 b) und f) DSGVO.

8.1.1.6 Datensicherungen und Archivierung: Die von Ihnen oder über Sie erhobenen Daten werden in unserer Datensicherung gespeichert. Dies dient der Wiederherstellbarkeit des Systems und der Daten selbst. Ferner werden Ihre Daten (teilweise) archiviert, soweit dies eine gesetzliche Verpflichtung vorschreibt. Die Rechtsgrundlage hierzu ist Art. 6 Abs. 1 c) und f) DSGVO.


8.1.2. Weitergabe und Übertragung von Daten.
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ohne Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung erfolgt neben den explizit in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen lediglich dann, wenn es gesetzlich zulässig bzw. erforderlich ist. Dies kann u.a. der Fall sein, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Nutzers oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Weiterer Empfänger außerhalb der Trans4mation-Gruppe ist das Unternehmen Microsoft, mit Hauptsitz in den USA bzgl. der Zurverfügungstellung der Microsoft Dienste. Im Rahmen der Datenverarbeitung werden Ihre Daten möglicherweise in einem Drittland, hier USA übermittelt. Bei einem Drittland handelt es sich um ein Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Europäische Kommission hat für dieses Land / diese Länder keinen Beschluss gefasst, der ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt. Deshalb weisen wir Sie darauf hin, dass bei der Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland möglicherweise zusätzliche Risiken bestehen. Dies bedeutet insbesondere, dass: – Sie sich möglicherweise nicht auf Ihre Rechte aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berufen können und Sie von den unabhängigen Aufsichtsbehörden vor Ort nicht diesbezüglich unterstützt werden; – Behörden, Organisationen und Unternehmen des Drittlandes nur die Datenschutzgesetze des Drittlandes beachten und Sie nur die Rechte aus den Datenschutzgesetzen des Drittlandes gelten machen können; – Im Drittland nicht die gleichen Kontrollen durchgeführt werden, die von den europäischen Datenschutzbehörden durchgeführt werden; – Behörden, Organisationen und Unternehmen des Drittlandes möglicherweise Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben.

Die geeigneten Garantien für die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Art. 46 Abs. 1 DSGVO) sind durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet. Trotz der getroffenen Vereinbarungen besteht das Risiko, dass staatliche Stellen auf Ihre Daten zugreifen, obwohl dies nach dem europäischen Datenschutzrecht nicht zulässig wäre. Die Trans4mation-Gruppe hat technisch organisatorische Maßnahmen ergriffen, um eine Übertragung von personenbezogenen Daten in die USA zu unterbinden. Es kann von uns allerdings nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten von den US Amerikanischen Ermittlungsbehörden eingesehen werden.

8.1.2.1 Die Daten, die bei der Registrierung von Ihnen angegeben werden, werden innerhalb unserer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke einschließlich der gemeinsamen Kunden- und Lieferantenbetreuung im Rahmen des Erforderlichen weitergegeben. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.
Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten für administrative Zwecke innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.

8.1.2.2 Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der Microsoft Cloud-Dienste oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und die Finanzbehörden. Eine solche Weitergabe der personenbezogenen Daten wird dadurch gerechtfertigt, dass – Die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. nationalen rechtlichen Vorgaben zur Weitergabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden unterliegen, oder – Wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten bei Vorliegen von Anhaltspunkten für missbräuchliches Verhalten oder zur Durchsetzung unserer Rechtsansprüche an die genannten Dritten weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen oder – Wir auf Basis von Art. 88 DSGVO i.V.m. dem national gültigen Datenschutzrecht zum Beschäftigungsverhältnis zur Aufdeckung von Straftaten verarbeiten.

8.1.2.3. Wir sind bei der Nutzung der Microsoft Cloud-Dienste auf Microsoft angewiesen. Microsoft ist ein sog. Auftragsverarbeiter und unterliegt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der von uns eingesetzten Microsoft Cloud-Dienste unseren Weisungen als verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO. Entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung haben wir mit Microsoft und anderen Auftragsverarbeitern vertragliche Vereinbarungen zur Weitergabe der Daten getroffen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erfolgt auf Servern innerhalb der EU.

8.1.3. Datenübermittlungen in Drittländer Eine Weitergabe in Drittländer, sowohl intern als auch durch die Beauftragung von Auftragsverarbeitern und Dritten, kann bei der Verwendung von Microsoft Cloud-Diensten nicht ausgeschlossen werden. Wir haben in einem solchen Fall geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen. Auf Wunsch können Sie diese Informationen beim Datenschutzbeauftragten erfragen.